Menurut sebuah studi, rata-rata orang menyentuh ponsel mereka 2.617 kali, memeriksa email sebanyak 74 kali dan menerima 46 notifikasi. Saat Anda terikat pada ponsel dan seolah tak ingin berhenti mengirim pesan atau melihat media sosial, Anda telah menginvestasikan waktu yang tidak dapat dialokasikan untuk tugas-tugas lain yang lebih penting.

Steve Glaveski, penulis “Employee to Entrepreneur: How to Earn Your Freedom and Do Work That Matters,” menawarkan solusi cerdas dalam artikel yang ditulisnya untuk Harvard Business Review, yaitu "menonaktifkan semua pemberitahuan di desktop dan smartphone Anda." Namun tak hanya itu satu-satunya cara untuk menjadi pribadi yang lebih produktif.

1. Ketahui Perbedaan Aktivitas dan Produktivitas
Kita sering mendengar atau mengatakannya sepanjang waktu, "Saya kewalahan!" "Banyak yang harus saya lakukan!" Tetapi ada perbedaan antara aktivitas (bergerak konstan) dan produktivitas (menyelesaikan hal-hal penting). Menetapkan prioritas berarti mengidentifikasi hanya lima hal teratas yang mutlak harus diselesaikan.

2. Atur Ekspektasi
Kembali ke masa di mana faksimile dan teleks adalah teknologi terbaru, pesan dikirim selama jam kantor. Jika faksimile dikirim dari satu negara ke negara lain, tidak ada harapan akan mendapatkan balasan secepatnya. Sekarang, orang-orang dapat berkirim pesan menggunakan SMS dan email kapan saja. Namun, hal itu pula lah yang membuat mereka jadi tak tahu waktu. Selain kurang tidur, tidak ada yang punya waktu untuk memikirkan semuanya sebelum menjawab dengan segera. Tetapkan pengecualian yang realistis dan jangan mengharapkan balasan langsung. Agar aman dan sopan, beri tahu mereka bahwa Anda tidak menunggu balasan sesegera mungkin.

3. Gunakan Waktu Sebaik-baiknya
Waktu itu mahal, dan seperti sumber daya paling berharga, tidak pernah cukup. Satu-satunya solusi adalah alokasi. Mulailah dengan memasukkan 168 jam per minggu Anda untuk hal-hal yang berkaitan dengan kehidupan Anda. Ini akan bervariasi tergantung pada gaya hidup Anda, mungkin bisa saja soal pekerjaan, keluarga, kerohanian (agama), kesehatan, rekreasi, dan tanggung jawab sosial. Setelah Anda membuat daftar kehidupan, usahakan untuk mematuhinya.

4. Kontrol Kalender Anda Sendiri
Begitu banyak karyawan yang datang ke kantor dan mendapati hari mereka penuh meeting setiap setengah jam. Tidak semua pertemuan ini diperlukan, apalagi membutuhkan waktu 30 menit atau lebih. Mengevaluasi tujuan setiap pertemuan dan melihat mana yang dapat dilakukan melalui percakapan singkat bisa dilakukan lewat telepon atau email. Manajer cerdas tahu untuk mengamati detail segala sesuatu di kalender mereka, bahkan jika mereka memiliki asisten.

5. Berhenti Menggunakan Reply All
Reply all merupakan pembuang waktu yang nyata. Email yang membutuhkan waktu 15 menit untuk dibaca dikirim ke 40 orang. Lima belas menit dikalikan oleh 40 orang adalah 10 jam yang dapat dihabiskan untuk hal-hal lain. Tentunya, tidak semua 40 orang perlu berada di rangkaian itu dan tentu saja tidak semuanya akan menanggapi email tersebut.

Dunia yang selalu terhubung tidak akan berubah, jadi Anda harus menetapkan batas dan prioritas Anda sendiri. Tidak mungkin Anda akan menyelesaikan semuanya, jadi Anda sebaiknya merenungkan apa yang paling penting. Dan mematikan notifikasi push merupakan cara yang tepat.